Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

251 Общие положения

251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

Контрагентами.

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

– с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

– с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

255 Права

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Компетенции;

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

256 Ответственность

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

– в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

– в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования
7.1ОбразованиеСреднее специальное, высшее
7.2Опыт работыОт 0,5 года в области делопроизводства
7.3Профессиональные навыкиЗнание делопроизводства и документооборота.
Специальные требования
7.4Знание специального ПО, технических системПользователь MS Office.
7.5Знание нормативной документации
7.6Владение методиками

258 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращениеОпределение термина, сокращения
8.1АдмОАдминистративный отдел
8.2ГР ЕССГруппа развития единой системы справочников

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

259 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

специалист по документообороту

Источник: https://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-specialista-po-dokumentooborotu

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Источник: https://finach.ru/specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnye-objazannosti-i-prava/

Специалист по документообороту требования

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Подробности на сайте: По словам вице-мэра столицы Владимира Ефимова, до конца года на таких же условиях будет выставлено еще порядка 50 городских объектов.

Как сообщае Стартовал конкурс для продакт-менеджеров с призовым фондом 1 рублей Российский предприниматель Дмитрий Думик Chatfuel совместно с другими предпринимателями и сотрудниками Google Андрей Дороничев и Intercom Константин Горский , объявили о запуске конкурса для продакт-менеджеров с призовым фондом 1 рублей. Цифровизация помогает эффективно работать столичным предпринимателям В России в целом и в Москве в частности создан ряд интернет-ресурсов, с помощью которых предприниматели могут повышать эффективность своей деятельности. С помощью этих сайтов они экономят время и средства, оперативно выходят на связь с органами власти и находят необходимую и

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С-ЭДО: Технология перехода на электронный документооборот. Основные бизнес процессы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Работа Специалист по документообороту Москва
  • Работа для специалиста по документообороту
  • Должностная инструкция для специалиста по документообороту
  • Вакансии и работа специалистом по документообороту в Санкт-Петербурге
  • Работа специалистом по документообороту в Алматы
  • Вакансии (специалист по документообороту) в регионе: регион Санкт-Петербург
  • Работа Специалист по документообороту Актау
  • Должностная инструкция главного специалиста по документообороту
  • Работа «Специалист по документообороту» в Алматы

Работа Специалист по документообороту Москва

Должностная инструкция для специалиста по документообороту Общие положения Обязанности специалиста по документообороту с партнерами банка: Взаимодействие с контрагентами и партнерами банка, сотрудниками иных организаций и структурных подразделений банковского учреждения в рамках своей компетенции.

Обязанности специалиста по документообороту Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки.

Специалист по документообороту обязанности Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями: Должностные обязанности специалиста по документообороту Работа специалист по документообороту в москве: Должностная инструкция специалиста по работе с документами Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

Должностная инструкция специалиста по документообороту Профессиональные требования Специалист должен знать: Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту Общие положения Менеджер по документообороту обязанности Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции, Должностная инструкция специалиста по делопроизводству и документообороту Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции, Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют — штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных — разные.

С 1 июля года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. Профессиональный стандарт — акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать: Эти два профстандарта документоведа позволяют: Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее: Соискатель должен знать: От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать: Обязанности и ответственность специалиста по документообороту В течение рабочего дня специалист обязан: Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за: Права менеджера по работе с документацией Данный работник вправе:

Работа для специалиста по документообороту

Консультирование сотрудников компании по вопросам документооборота и взаимодействие по предоставлению документации.

Подготовка отчетности, статистики для руководства и контроль возврата оригиналов документов в архив. Ведение архива.

Проверка, обработка, систематизация и обеспечение сохранности поступающей на хранение документации. Контроль качества подготовки договорных и нормативных документов Общества.

Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют — штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение.

Условия бесплатной доставки по Москве и МО Ваш заказ доставляет курьерская служба: При данном условии, бесплатно доставляется только касса. В день планируемой доставки вам необходимо ответить на звонок курьера, в случае недозвона, курьер вправе перенести доставку на следующий день.

Если Вы находитесь более чем 25 км от МКАД, то доставку осуществляет ТК CDEK до ближайшего к вам пункта выдачи данной компании, согласно параметрам для данного направления сроки сообщаются логистом при оформлении заказа на доставку.

Выбор ТК, по условиям бесплатной доставки, производится на усмотрение отправителя.

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Давно уже не страхую К сожалению, ваш браузер сильно устарел и не поддерживает технологию ания В законе также прописали, что, если в аварии пострадал человек, а виновников несколько, их страховщики возмещают ущерб в равных долях в пределах страховой суммы. Описанные выше изменения действуют уже в мае.

Ущерб переходит по наследству С 1 июня этого года нас ждет еще одна порция изменений. Также уточнили, что расчёт неустойки ведётся со следующего дня за истечением срока, который отводится на выплату по закону.

С июня же нас ждет изменение, которое грозит забюрокрачиванием споров по ОСАГО, потому что появляется новое звено — омбудсмен.

Для потребителя эта услуга бесплатна, а страховщики и автоюристы будут оплачивать работу уполномоченного, причем суммы достаточно внушительные: Как именно станет работать этот механизм, пока не вполне понятно, тем более специальной защищенной системы документооборота для работы омбудсменов, как я понимаю, пока нет.

Вакансии и работа специалистом по документообороту в Санкт-Петербурге

Иногда для исполнения этой обязанности приходится нанимать отдельного специалиста.

Какие же функции исполняет данный сотрудник? Что из себя представляет работа специалиста по документообороту Данный специалист отвечает за получение корреспонденции, а также, как и диспетчер по грузоперевозкам , организовывает получение извне документации другого рода. Также происходит оформление передачи документации контрагентам. Таким образом, осуществляется взаимодействие с курьерскими службами.

деятельности Делопроизводитель — это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации:

Например, превратить статистику в инфографику или наглядно представить отчеты по маркетингу, финансам, логистике. План действий следующий: Все это

Работа специалистом по документообороту в Алматы

Раскрыть обзоры 31 мая Постановление Правительства РФ от 25 мая г.

N “Об утверждении Правил учета беспилотных гражданских воздушных судов с максимальной взлетной массой от 0,25 килограмма до 30 килограммов, ввезенных в Российскую Федерацию или произведенных в Российской Федерации” Квадрокоптеры и другие гражданские беспилотники придется поставить на учет.

Кабмин прописал правила учета беспилотных гражданских воздушных судов с максимальной взлетной массой от 0,25 до 30 кг. Исключение – беспилотники, временно ввозимые иностранцами для участия в соревнованиях по авиамодельному спорту.

Он обрабатывает все входящие документы и распределяет их по отделам. В его задачи входит создание определенного порядка работы с документами, усовершенствование существующих форм и методов, своевременная доставка материалов до адресатов. Эффективный докуметооборот является залогом качественной работы любого отдела банка и повышения лояльности партнеров.

Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки. Специалист по документообороту составляет важное звено в слаженном механизме работы банка, поэтому он должен обладать повышенной работоспособностью, внимательностью, ответственностью, пунктуальностью и способностью быстро принимать решения.

Оплата труда специалиста по документообороту с партнерами банка.

Вакансии (специалист по документообороту) в регионе: регион Санкт-Петербург

Должностная инструкция для специалиста по документообороту Общие положения Обязанности специалиста по документообороту с партнерами банка: Взаимодействие с контрагентами и партнерами банка, сотрудниками иных организаций и структурных подразделений банковского учреждения в рамках своей компетенции.

Обязанности специалиста по документообороту Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки.

Специалист по документообороту обязанности Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями: Должностные обязанности специалиста по документообороту Работа специалист по документообороту в москве:

Новая Продажапокупка запасных частей Работа с таблицами Отчетность по таблицам автологистика закупка товаров и услуг Требования: знания.

Tutorial Здравствуй, читатель! В этой статье я хочу поделиться своим опытом о том, как мне удалось, преодолевая трудности и маразм, зарегистрировать сделку с недвижимостью в Росреестре онлайн, то бишь полностью в электронном виде. Да-да, это означает, что даже бумажного договора купли-продажи по этой сделке не существует в природе.

Сразу скажу, что полученный опыт свидетельствует о том, что людей, которым это удавалось, практически не существует.

Статистика, которой маячит РосРеестр, о каких-то дичайших цифрах о проведенных сделках в электронном виде, скорее всего образована теми людьми, кто прибегает к услугам нотариусов для оформления сделок с недвижимостью, а так же теми, кто оформляет сделку в электронном виде через дочку Сбербанка ДомКлик.

Работа «Специалист по документообороту» в Алматы

.

.

Источник: https://codywyominghorserides.com/konstitutsionnoe-pravo/spetsialist-po-dokumentooborotu-trebovaniya.php

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

1.1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена.

1.2. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению

1.4. Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:

– Правилами внутреннего трудового распорядка;

– Инструкцией (положением) о секретариате компании;

– Положением о документообороте компании;

– Положением по работе с конфиденциальной информацией;

– Положением о персонале;

– настоящей должностной инструкцией;

1.5. Ведущий специалист по документообороту должен:

– знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и, в частности, деятельности секретариата; положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу организации в области документооборота и секретариата; а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– соблюдать правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив организации и в государственные архивы;

– знать организационную структуру, руководящий состав организации и ее структурных подразделений, специализацию деятельности организации;

– учитывать специфику работы с документами в связи с отраслевой принадлежностью организации;

– применять современные методы оформления и обработки документов;

– владеть английским языком (уровень не ниже “________________”); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования; отлично владеть навыками составления протокола;

– владеть навыками работы с компьютером: программы – MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, Е-mail;

– знать и соблюдать правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС – не менее “___” внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон);

– знать схемы документооборота;

– соблюдать порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– соблюдать сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля исполнения документов;

– уметь пользоваться оргтехникой и другими средствами механизации управленческого труда;

– знать основы экономики, организации производства, труда и управления;

– знать законодательство о труде и охране труда;

– соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники;

– соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;

– осуществлять финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности;

– участвовать в составлении планов, направленных на обучение подчиненного персонала;

– применять системы мотивации.

1.6. Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Должностные обязанности

Ведущий специалист по документообороту обязан:

2.1. Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.

2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.

2.4. Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т.д.

2.5. Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в организации (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке совещаний и собраний, организовывать их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей (государственную, коммерческую и служебную) тайну.

2.14. Выполнять поручения руководства компании.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции.

2.17. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала.

2.18. …

3. Права

Ведущий специалист по документообороту имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности документооборота, на рассмотрение руководителя секретариата – предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя секретариата предложения о поощрении работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

3.8. …

4. Ответственность

Ведущий специалист по документообороту несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.3. Причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Наименование должности руководителя структурного подразделения
ПодписьРасшифровка подписи
Визы согласованияс заинтересованнымидолжностными лицами(при необходимости)
С инструкцией ознакомлены:
Наименования должностей работниковПодписиРасшифровки подписей
Даты
В дело № 00-00Подпись Дата

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1086010-qqss-16-m8-doljnostnaya-instruktsiya-vedushchego-spetsialista-po

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту и текущему контролю

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

,Администрация муниципального УТВЕРЖДАЮ

района «Хангаласский улус» Глава МР «Хангаласский улус»

г. Покровск ________________

Должностная инструкция

главного специалиста по документообороту и текущему контролю

___________№__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и текущему контролю и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1.Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту и текущему контролю относится к старшей группе должностей муниципальной службы.

1.2.Назначается и освобождается от должности распоряжением главы МР «Хангаласский улус».

1.3.Квалификационные требования: высшее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее трех лет, стаж работы в младших или старших должностях муниципальной службе не менее двух лет.

1.4. Главный специалист по документообороту и текущему контролю подчиняется начальнику отдела кадровой и внутренней политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту и текущему контролю (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.6.В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

– законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

– методическими материалами по соответствующим вопросам;

– уставом МР «Хангаласский улус»;

– постановлениями и распоряжениями главы улуса, нормативными актами, приказами и другими федеральными и республиканскими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;

– правилами внутреннего распорядка;

– правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;

– настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту и текущему контролю должен знать:

– правовое обеспечение государственной и муниципальной службы;

– архивное дело;

– структуру и руководящий состав МР «Хангаласский улус»;

– единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в муниципальный архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– организационную культуру и служебную этику.

2.Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту и текущему контролю обязан:

2.1.  Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса.

2.2.  Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3.  Вести регистрацию входящих документов администрации Президента, Правительства РС (Я), министерств и ведомств.

2.4.  Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5.  Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы распоряжений и постановлений главы с листом согласования.

2.6.  Направлять для опубликования в средствах массовой информации распоряжения и постановления главы, имеющие общественно – политическое значение, затрагивающие интересы населения.

2.7.  Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки
для хранения в архив.

2.8.  Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от Президента и Правительства РС (Я).

2.9.  Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.10.Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.11.Хранить штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.12.Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.13.Вести протокола планерных совещаний и главы улуса, производить рассылку поручений главы.

2.14.Вести контроль исполнения поручений главы.

2.15. Направлять в регистр муниципальных нормативных актов Республики Саха (Якутия) муниципальные нормативно – правовые акты администрации МР «Хангаласский улус».

2.16.Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя.

2.17.Соблюдать общие принципы служебного поведения муниципального служащего, запреты и ограничения, связанные с муниципальной службой.

3. Права

Главный специалист по документообороту и текущему контролю вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.Ответственность

Главный специалист по документообороту и текущему контролю несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

СОГЛАСОВАНО

Управляющий делами ________________________

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а) ________________________________

Источник: https://pandia.ru/text/78/014/83813.php

Отдел закона
Добавить комментарий